Aus Papier wird ein verlässlicher Begleiter

Delegationsreisen haben oft einen engen Takt.
Es gibt auch spontane Änderungen.
Es gibt viele Kontakte.
Das klassische Teilnehmerheft scheitert daran.
Die Inhalte sind früh fest gedruckt.
Aktualisierungen kosten Zeit.
Am Ende gibt es neue Druckrunden.
Bei der WTSH sollte das Heft auch vernetzen.
Es brauchte Kontaktdaten, Profile, Social Links und Unternehmensvorstellungen.
Gleichzeitig brauchten die Daten starken Schutz.
Sie mussten DSGVO-konform verarbeitet werden.

Darum haben wir das gedruckte Heft neu gedacht.
Es ist jetzt ein digitales Reisejournal.
Es ist eine webbasierte Anwendung.
Unterwegs funktioniert es gut.
Es gibt schnell Orientierung.
Die Redaktion kann Inhalte sofort ändern.
Der Aufbau ist modular.
Er passt für viele Delegationsreisen gleichzeitig.
Die nächste Reise kann vorher angelegt werden.
Sie kann auch vorher befüllt werden.
So wurde aus einem Druckprodukt ein stabiler Prozess.

Klare Bedienung, strukturierte Daten, Pflege im CMS 6

Im Mittelpunkt stand eine klare Informationsstruktur.
Teilnehmende kommen mit wenigen Klicks ans Ziel.
Die Inhalte sind Programm, Teilnehmerübersicht, Grußworte, Institutionenprofile, Ansprechpartner und Adressen.
Alles ist sinnvoll gruppiert.
Alles ist gut lesbar.
Auf dem Smartphone steht Wichtiges zuerst.
Darauf aufbauend entstand das Webdesign.
Es folgt den Corporate-Design-Vorgaben der WTSH.
Es gibt Layouts für Desktop, Tablet und Smartphone.
Eine Kartenansicht zeigt Hotels, Restaurants und Partnerinstitutionen.

Technisch setzten wir das Reisejournal im CMS 6 um.
Wir entwickelten dynamische Templates.
Sie spielen Inhalte aus der CMS 6 Datenbank aus.
Eine Teilnehmerdatenbank hilft beim Suchen und Filtern.
Kontaktdaten und Social Links lassen sich gezielt freigeben.
Für den internationalen Einsatz gibt es Mehrsprachigkeit.
Datenschutz gehörte von Anfang an dazu.
Es gibt DSGVO-konforme Module.
Es gibt außerdem einen Cookie-Manager.

Das Reisejournal wurde als PWA realisiert.
PWA bedeutet: Es ist eine App im Browser.
Dazu kam ein Reisegruppen-Chat.
So werden Informationen direkt im Alltag genutzt.
Die Ersteinpflege für die erste Reise haben wir unterstützt.
Wir haben intensiv getestet.
Die Redaktion bekam eine CMS-Schulung.
Dann kann sie Inhalte selbst pflegen.

Wirkung: weniger Aufwand, mehr Aktualität, spürbar professioneller

Nach dem Start ist das Reisejournal sofort verfügbar.
Auf dem Smartphone ist es ein Nachschlagewerk.
Es bündelt Programm, Orte und Kontakte.
So finden Teilnehmende alles direkt unterwegs.
Die klare Führung hilft Geschäftskunden und Partnern.
Sie finden Informationen schneller.
Sie müssen keine langen PDF- oder Papierstrecken lesen.

Für die WTSH hat sich der Aufwand verschoben.
Er ist nun besser organisiert.
Statt manueller Abläufe gibt es CMS 6 Pflege.
Inhalte lassen sich kurzfristig aktualisieren.
Reisen lassen sich vorbereiten, duplizieren und parallel verwalten.
Das reduziert Abstimmungen.
Es verringert typische Fehlerquellen.
Die entstehen bei jeder Neuerstellung.

Der Druck des Teilnehmerhefts entfällt.
Das spart Druckkosten.
Es schafft mehr Flexibilität.
Das gilt, wenn Programmpunkte oder Adressen sich ändern.
Auch kurz vor der Abreise.
Am Ende steht eine digitale Lösung.
Sie professionalisiert die Außenwirkung.
Sie funktioniert mobil zuverlässig.
Sie wächst als System mit jeder Reise.
Sie beginnt nicht jedes Mal bei null.