Aus Papier wird ein verlässlicher Begleiter

Delegations-Reisen leben von festen Zeiten, schnellen Änderungen und vielen Kontakten.
Genau daran scheitert das gedruckte Heft für Teilnehmende.
Die Inhalte sind früh fest gedruckt.
Änderungen kosten Zeit.
Am Ende gibt es immer wieder neue Druck-Runden und neue Abstimmungs-Runden.
Bei der WTSH kam noch dazu, dass das Heft nicht nur informieren, sondern auch Menschen verbinden sollte.
Es brauchte Kontaktdaten, Profile, Social Links und kurze Vorstellungen von Firmen.
Gleichzeitig mussten sensible Daten von Teilnehmenden sicher geschützt und nach der DSGVO verarbeitet werden.

Wir haben das gedruckte Heft deshalb neu gedacht.
Jetzt ist es ein digitales Reise-Tagebuch als Internet-Anwendung.
Es funktioniert unterwegs.
Es gibt schnell Orientierung.
Es lässt sich redaktionell ohne Umwege aktualisieren.
Wichtig war auch der modulare Aufbau.
Es gibt nicht eine Lösung für eine Reise.
Es gibt ein System für beliebig viele Delegations-Reisen gleichzeitig.
Die nächste Reise kann man schon vorher anlegen und füllen.
So wurde aus einem einmaligen Druck-Produkt ein wiederkehrender, stabiler Ablauf.

Klare UX, strukturierte Daten, Pflege im CMS 6

Im Mittelpunkt stand eine Informationsarchitektur, die Teilnehmende in wenigen Klicks ans Ziel bringt: Programm, Teilnehmerübersicht, Grußworte, Institutionenprofile, Ansprechpartner und alle relevanten Adressen – sinnvoll gruppiert, gut scannbar und auf mobilen Screens priorisiert. Auf dieser Basis entstand ein Webdesign entlang der Corporate-Design-Vorgaben der WTSH, mit responsiven Layouts für Desktop, Tablet und Smartphone sowie einer Kartenansicht, die Hotels, Restaurants und Partnerinstitutionen direkt auffindbar macht.

Technisch haben wir das Reisejournal im CMS 6 umgesetzt und dynamische Templates entwickelt, die Inhalte aus der CMS 6 Datenbank sauber ausspielen. Eine Teilnehmerdatenbank mit Such- und Filterfunktionen erleichtert das Finden von Personen und Organisationen; Kontaktdaten und Social Links lassen sich dort gezielt freigeben. Für den internationalen Einsatz wurde eine Mehrsprachigkeitsfunktion integriert. Datenschutz war von Anfang an Teil der Lösung: mit DSGVO-konformen Modulen und einem Cookie-Manager.

Als besonderes Element wurde das Reisejournal als PWA realisiert und um einen integrierten Reisegruppen-Chat ergänzt – damit Informationen nicht nur gelesen, sondern auch direkt im Reisealltag genutzt werden. Ergänzend haben wir die Ersteinpflege für die erste Delegationsreise unterstützt, intensiv getestet und die Redaktion in einer CMS-Schulung befähigt, Inhalte künftig eigenständig zu pflegen.

Wirkung: weniger Aufwand, mehr Aktualität, spürbar professioneller

Nach dem Start ist das Reise-Tagebuch für Teilnehmende vor allem eines: sofort da.
Auf dem Smartphone ist es ein Nachschlage-Werk.
Dort stehen das Programm, die Orte und die Kontakte zusammen.
Sie müssen unterwegs nicht lange suchen.
Durch die klare Führung finden Geschäfts-Kunden und Partner schneller die wichtigen Informationen.
Sie müssen sich nicht durch lange PDF-Dateien oder Papier-Seiten arbeiten.

Für die WTSH hat sich der Aufwand rund um Delegations-Reisen deutlich verändert.
Es gibt jetzt weniger manuelle Abläufe, die schwer zu wiederholen sind.
Stattdessen gibt es eine geordnete Pflege im CMS 6. Inhalte lassen sich kurzfristig ändern.
Reisen können vorbereitet, dupliziert und gleichzeitig verwaltet werden.
Das macht weniger Abstimmung nötig.
Und es verringert typische Fehler, die bei einer neuen Erstellung immer wieder entstehen.

Gleichzeitig entfällt der Druck des Teilnehmer-Hefts.
Das spart Druck-Kosten und macht die Arbeit flexibler.
So können Programmpunkte oder Adressen auch kurz vor der Abreise noch geändert werden.
Insgesamt gibt es jetzt eine digitale Lösung.
Sie macht den Auftritt nach außen professioneller.
Sie funktioniert mobil zuverlässig.
Und sie wächst mit jeder neuen Reise mit.
Man muss nicht jedes Mal von vorn anfangen.